Segreteria virtuale: la soluzione scalabile che aiuta il business aziendale

Cosa si intende quando si parla di Segreteria virtuale? Quali sono le soluzioni presenti all'interno di questa categoria e in che modo possono rappresentare una soluzione per migliorare il business di un'azienda, anche di piccole dimensioni?

Segreteria virtuale: il supporto vantaggioso per aziende e imprese

La segreteria virtuale è un servizio che supporta aziende, imprese e liberi professionisti. Assistenti digitali svolgono una serie di pratiche che normalmente vengono affidate a una segretaria d’ufficio. Questa soluzione è ideale per chi non ha la possibilità di avvalersi di una figura professionale adibita a questa attività, ma che allo stesso tempo desidera dotarsi di una funzionalità che sia in grado di smistare le chiamate, gestire il primo contatto con i clienti, incaricarsi delle pratiche amministrative.  

In particolar modo, la segreteria virtuale ha il vantaggio di essere reperibile in qualsiasi momento della giornata e durante tutta la settimana, non soltanto durante i classici orari d’ufficio. Si tratta a tutti gli effetti di una soluzione scalabile, personalizzabile, capace di adattarsi a qualsiasi esigenza e che garantisce un risparmio in termini economici, aiutando il business aziendale. Questa soluzione assicura una gestione smart di molteplici task. 

L’utilizzo delle tecnologie agevola il contatto a distanza tra azienda e consumatore, rimodulando anche il tradizionale concetto di segreteria. Le tipologie di segreteria virtuale sono molteplici: si spazia da quella classica alla videoreception, passando all’interazione tramite chat fino all’intelligenza artificiale, che rappresenta l’ultima frontiera di questo settore e che è in grado di offrire un’interazione sempre più realistica con l’utente finale. 

Quali sono i motivi per scegliere una segreteria virtuale?

La scalabilità è uno dei grandi vantaggi garantiti dalla segreteria virtuale. Le modalità con cui questo servizio viene erogato possono essere adatte alle proprie esigenze. La reperibilità è maggiore rispetto alle soluzioni più tradizionali e rappresenta dunque un importante miglioramento per il business e le qualità del lavoro. 

Un servizio esterno di segreteria remota o virtuale permette di migliorare la percezione della propria realtà all’esterno. Una risposta telefonica proattiva e permanente, senza limiti di orario, la possibilità di prendere nota di richieste e nominativi, la garanzia di avere un filtro utile e sempre attento rappresentano delle ottime motivazioni per affidarsi a una segreteria virtuale.

Quali sono le funzioni svolte da una segreteria virtuale? Come funziona

• Gestione e trasferimento delle chiamate e della presa di appuntamenti. 
• Rapporto diretto con i clienti. 
• Data entry di primo livello. 
• Gestione di piccola contabilità. 

La segreteria virtuale opererà restando in contatto con la figura di riferimento in azienda attraverso SMS, mail, notifiche. In questo modo le agende resteranno aggiornate e sarà sempre in prima linea nel management di un’attività.

Il servizio di segreteria virtuale offerto da INGO

INGO, Solution Provider del Gruppo Technesy, abbraccia da oltre 20 anni la trasformazione digitale, adottando un moderno approccio omnichannel che prevede l’utilizzo di intelligenza artificiale e machine learning. Molte aziende si sono affidate ai servizi di INGO, accettando la sfida e preferendo modalità come kiosk e video receptionist al posto di un centralino fisico o una segreteria in loco. 

L’intelligenza artificiale rende alcune operazioni più rapide e semplici. Ad esempio l’omnicanalità permette a una segreteria in remoto di accedere a strumenti diversi contemporaneamente, riuscendo a tenere il controllo su più attività in maniera efficiente. L’artificial intelligence permette di gestire alcune funzioni in prima battuta tramite chatbot o risponditori automatici, in modo da permettere all’operatore di dedicarsi ad attività che necessitano del contributo umano e che sono meno meccaniche e automatizzabili.